Digitales Scheckheft für Unternehmen

Handbücher
Der Service ARBA Digitales Scheckheft (nachfolgend DSB) ermöglicht jeder Werkstatt den Übergang zu einer neuen modernen Ebene der Interaktion mit Kunden. Die Implementierung und Aktivierung des Dienstes dauert nicht länger als eine Stunde.

Vorbereitende Maßnahmen

1. Legen Sie Ihr persönliches ARBA-Konto an.
2. Fügen Sie mindestens ein Fahrzeug zu Ihrer virtuellen Garage hinzu - Sie können den Systembetrieb daran ausprobieren.
3. Registrieren Sie Ihr Unternehmen im ARBA Business Directory. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen hat, legen Sie für jede Adresse einen eigenen Eintrag an.
4. Geben Sie unbedingt an, dass Ihre Firma den Service "Periodische & vorbeugende Wartung" anbietet.

Anmeldung am DSB-Portal

Das System ermöglicht Ihnen die Verwendung des Smartphone-Browsers, aber es wird empfohlen, einen Computer oder ein Tablet zu verwenden, um im Portal zu arbeiten. Verwenden Sie Chrome oder Safari.

1. Folgen Sie dem Link https://arba.business und melden Sie sich wie in der ARBA-App mit Ihrem persönlichen Konto an.
2. Wenn Sie mehr als eine Werkstatt haben, werden Sie aufgefordert, die gewünschte Werkstatt auszuwählen. Wenn Sie zu einer anderen Werkstatt wechseln möchten, führen Sie die Aktion "Abmelden" durch und melden sich wieder an.

Einrichtung

Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
Gehen Sie im linken Seitenmenü in den Bereich "Einstellungen", öffnen Sie die Registerkarte "Allgemein":
1. Wählen Sie die Sprache aus, in der Dokumente (Rechnungen) erstellt werden sollen.
2. Stellen Sie die Währung, den Mehrwertsteuersatz in Ihrem Land und die Zeitzone ein.

Öffnen Sie die Registerkarte "Einstellungen / Termine". Hier können Sie die Zeiten festlegen, zu denen Ihre Kunden einen Termin vereinbaren können. Dies ist nicht identisch mit den Arbeitszeiten, die Sie beim Anlegen Ihres Unternehmensprofils in der App angegeben haben, es können aber die gleichen sein.

Klicken Sie auf den Reiter "Einstellungen / Vertreterliste". Hier können Sie die Konten Ihrer Mitarbeiter hinzufügen. Diese können das Portal betreten und alle Aktionen durchführen, genau wie Sie. Alle Mitarbeiter haben die gleichen Rechte im System. Sie können bis zu 5 Mitarbeiter hinzufügen.

Das System ist komplett bereit für eine kostenlose Testnutzung. Um mit der Kundenbetreuung zu beginnen, müssen Sie Ihr Abonnement aktivieren.

Kostenloser Testzeitraum

Um die Bedienung des Systems zu erlernen, nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre eigenen Fahrzeuge, die Ihrer virtuellen Werkstatt hinzugefügt wurden, kostenlos zu warten.

Die Schaltfläche "Verbinden mit ..." in Ihrem Firmenprofil steht nur Ihnen und Ihren Mitarbeitern zur Verfügung, bevor das Abonnement aktiviert wird.

Verbinden Sie Ihre Fahrzeuge mit Ihrer Werkstatt und probieren Sie alle Möglichkeiten des Systems aus.

Aktivierung des Abonnements

Damit Ihre Kunden ihre Fahrzeuge in der ARBA-App mit dem DSB-Dienst Ihrer Werkstatt verbinden können, müssen Sie das Abonnement aktivieren:

- Öffnen Sie im linken Seitenmenü den Bereich "Einstellungen".
- Wählen Sie den Reiter "Abonnement".
- Wählen Sie den gewünschten Tarif aus. Alle Tarife sind Jahrestarife und unterscheiden sich nur in Preis und Fahrzeuglimit.
- Als nächstes müssen Sie festlegen, ob Sie eine Überschreitung zulassen, wenn die Anzahl der Fahrzeuge das Tariflimit überschreitet. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, können Überschreitungen am Ende des Zeitraums separat abgerechnet werden. Wenn Sie diese Option deaktivieren, verschwindet bei Erreichen des Limits die Schaltfläche "Verbinden" in Ihrem Firmenprofil in der ARBA-App und neue Kunden können sich nicht verbinden.
- Geben Sie als Nächstes die Informationen zu Ihrem Unternehmen ein. Prüfen Sie die Angaben und fahren Sie mit der Zahlung fort.

Sie erhalten eine Rechnung an die angegebene E-Mail, die Sie auch unter dem Reiter "Einstellungen / Rechnungen" herunterladen können.

Ihre Kontoinformationen werden in der Registerkarte "Einstellungen / Kontaktinformationen" gespeichert.

Kunden einladen

Nachdem Sie Ihr Abonnement aktiviert haben, können Sie Ihre Kunden über neue Möglichkeiten informieren.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Kunden einladen" in der linken Seitenleiste und kopieren Sie den QR-Code und den Link. Sie können den QR-Code an einer auffälligen Stelle im Kundenbereich Ihrer Werkstatt platzieren und den Link auf elektronischem Weg an die Nutzer versenden.

Wenn Ihre Kunden bereits eine App haben, werden sie auf dem Profil Ihres Unternehmens auf die Schaltfläche "Verbinden mit ..." geleitet, wenn nicht, werden sie aufgefordert, sich auf der Website zu registrieren, mit der obligatorischen Angabe eines Fahrzeugs, das automatisch mit Ihrer Werkstatt verbunden wird.

Die Mitarbeiter des Unternehmens erhalten Benachrichtigungen in ARBA über den Anschluss jedes neuen Kunden.

Kundenservice

Ein typisches Kundendienstszenario umfasst:
1. Bestätigung eines Termins.
2. Bestätigung des FIN-Codes nach dem Besuch des Kunden (einmalige Aktion).
3. * Eingabe von Daten aus der Rechnung für erbrachte Leistungen und Materialien.
4. * Erstellung eines Fahrzeugwartungsplans des Kunden (Satz von Indikatoren).
5. * Erstellen von Empfehlungen oder speziellen Angeboten für den Kunden.
6. Beantwortung von Kundenanfragen.

Die Punkte 3-5 können automatisch aus Ihrem Buchhaltungssystem importiert werden, wenn eine Integration vorhanden ist. Für die Integration mit Ihrem Buchhaltungssystem wenden Sie sich bitte an unseren regionalen Vertreter oder schreiben Sie an den Support.

Die Arbeit des Managers im DSB-Portal ist in Form von Aufgaben organisiert. Alle Operationen, die zur Bedienung des Benutzers durchgeführt werden müssen, erscheinen im Bereich "Aufgaben". Der Manager muss sie eine nach der anderen öffnen und die erforderlichen Aktionen durchführen. Erledigte Aufgaben verschwinden aus der Liste.

Aufgabe: Terminbestätigung

Bedingung für das Erscheinen: Der Kunde hat einen Termin über die App beantragt oder der Kunde hat den Termin auf einen anderen Zeitpunkt verschoben.

Öffnen Sie die Aufgabe im Bereich "Aufgaben". Prüfen Sie die Zeit, klicken Sie auf "Bestätigen". Sie können die Zeit ändern, der Benutzer wird entsprechend benachrichtigt, aber in solchen Fällen ist es empfehlenswert, den Kunden anzurufen.

Sie können alle Termine im Bereich "Dashboard" sehen.

Aufgabe: Bestätigen des FIN-Codes

Bedingung für das Erscheinen: Der Kunde hat einen Termin vereinbart und kommt zum ersten Mal in die Werkstatt. Die Aufgabe wird automatisch zum Zeitpunkt der Ankunft des Kunden erstellt.

Öffnen Sie die Aufgabe im Bereich "Aufgaben". Prüfen Sie den FIN-Code, klicken Sie auf "Bestätigen".

Aufgabe: Daten aus der Rechnung eingeben

Bedingung für das Erscheinen: Der Kunde hat einen Termin vereinbart und ist zum Service gekommen. Die Aufgabe wird automatisch zum Zeitpunkt der Ankunft des Kunden erstellt.

Öffnen Sie die Aufgabe im Bereich "Aufgaben". Geben Sie im sich öffnenden Formular die Daten ein. Es ist eine unbegrenzte Anzahl von Zeilen möglich.

Wenn Sie die Rechnung nach Erledigung der Aufgabe bearbeiten müssen, können Sie in den Bereich "Kunden" gehen, einen Kunden auswählen, ein Fahrzeug auswählen und die Registerkarte "Rechnungen" öffnen. Hier können Sie Kundenrechnungen hinzufügen und bearbeiten.

Aufgabe: Erstellen eines Wartungsplans

Bedingung für das Erscheinen: Der Kunde hat einen Termin vereinbart und ist in die Werkstatt gekommen. Die Aufgabe wird automatisch zum Zeitpunkt der Ankunft des Kunden erzeugt.

Öffnen Sie die Aufgabe im Bereich "Aufgaben". Legen Sie nacheinander die gewünschten Kennzeichen für den Kunden an. Im Gegensatz zum DSB des Benutzers in der ARBA-App werden im Portal keine Zieldaten, sondern Intervalle in Monaten festgelegt. Wenn Sie z. B. 3 Jahre eingeben wollen, müssen Sie 36 Monate eingeben.

Um den Kundenwartungsplan nach Abschluss der Aufgabe zu bearbeiten, öffnen Sie den Bereich "Kunden", wählen den Kunden und das Fahrzeug aus und gehen auf die Registerkarte "Indikatoren". Hier können Sie Kundenindikatoren hinzufügen und bearbeiten.

Wenn Sie Standardpläne für bestimmte Auto- oder Motorradmodelle haben, können Sie diese in der Registerkarte "Einstellungen / Vorlagen" zu den Vorlagen hinzufügen. Um in diesem Fall einen Plan für einen Kunden hinzuzufügen, wählen Sie einfach die passende Vorlage aus und klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen". Der erforderliche Satz von Indikatoren wird automatisch generiert.

Aufgabe: Empfehlungen und Sonderangebote machen

Bedingung für das Erscheinen: Der Kunde hat einen Termin vereinbart und ist in die Werkstatt gekommen. Die Aufgabe wird automatisch zum Zeitpunkt der Ankunft des Kunden erzeugt.

Öffnen Sie die Aufgabe im Bereich "Aufgaben". Geben Sie in einem speziellen Formular an, welche Maßnahmen Sie empfehlen, um die Wartung seines Fahrzeugs für die Zukunft zu planen. Bei den Empfehlungen wird nur der Preis angegeben. Wenn Sie die Zeit oder den Kilometerstand angeben müssen, dann verwenden Sie das Werkzeug "Indikatoren".

Sie können das Werkzeug "Empfehlungen" jederzeit nutzen, um Ihre Produkte und Dienstleistungen zu bewerben. Um eine Empfehlung nach Abschluss einer Aufgabe zu bearbeiten, zu löschen oder hinzuzufügen, sollten Sie den Bereich "Kunden" öffnen, einen Kunden auswählen, ein Fahrzeug auswählen und die Registerkarte "Empfehlungen" öffnen.

Aufgabe: Beantwortung von Kundenanfragen

Bedingung für das Erscheinen: Der Kunde hat über die ARBA-App eine Anfrage an die Werkstatt gesendet. Die Aufgabe "Antwort an den Klienten" wird generiert, es erscheint eine Benachrichtigung (Glocke) und ein Zähler der ungelesenen Nachrichten im Bereich "Chat".

Öffnen Sie die Aufgabe im Bereich "Aufgaben", sehen Sie sich die Kundenanfrage an. Schreiben Sie einen Kommentar oder eine Nachricht.

Wenn Sie einen Kunden kontaktieren wollen, öffnen Sie den Abschnitt "Chat", finden Sie einen Kunden in der Suche, wählen Sie das Fahrzeug des Kunden, in dessen DSB Ihre Nachricht erscheinen wird.

Sie können auch den Abschnitt "Kunden" öffnen, den Kunden auswählen, dann das Fahrzeug des Kunden und öffnen Sie die Registerkarte "Chat".

Rechnungsstellung

Alle Tarife gelten jährlich. Wenn Sie die Option "Überschreitung des Limits zulassen" aktiviert haben, wird am Ende des jeweiligen Jahreszeitraums eine Rechnung zur Zahlung der Überschreitung ausgestellt.
Die Überschreitung wird anhand der Anzahl der angeschlossenen Fahrzeuge am letzten Tag des Kalendermonats berechnet. Unnötige Fahrzeuge können Sie nach eigenem Ermessen im Bereich "Kunden" deaktivieren. Wählen Sie einen Mandanten aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Entfernen".

Im Bereich "Einstellungen / Abonnements" können Sie:
- Die Anzahl der Kunden pro Monat sehen;
- die Option "Überschreitung des Limits zulassen" aktivieren / deaktivieren - die Änderung wird ab dem nächsten Monat wirksam.
- Das Limit der Fahrzeuge zu einem günstigeren Preis erhöhen, indem Sie den Tarif ändern. In diesem Fall wird eine vollständige Neuberechnung des Tarifs durchgeführt und der zuvor bezahlte Betrag wird berücksichtigt.
- Die automatische Erneuerung für das nächste Jahr abbrechen.

Nach der Zahlung ist der Tarif für das ganze Jahr gültig, nach dem Wechsel in einen neuen Tarif verlängert sich das Abonnement um 12 Monate. Der Tarif kann bis zum Ende des bezahlten Zeitraums nicht reduziert werden. Weitere Einzelheiten sind in den entsprechenden Bestimmungen festgelegt.

Nach Ablauf des bezahlten Zeitraums, wenn das Abonnement nicht erneuert wird, bleiben die gesamte Historie und der Kundenstamm gespeichert, aber die Fahrzeuge (mit Ausnahme der Fahrzeuge der Mitarbeiter Ihres Unternehmens) werden automatisch von der Werkstatt abgemeldet.

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