Digitaal Serviceboek voor bedrijven

De ARBA Digitasl Serviceboek (hierna - DSB) service stelt elke garage in staat om naar een nieuw en modern niveau van interactie met klanten te gaan. De Service-implementatie en activering duurt niet langer dan een uur.

1. Maak uw eigen persoonlijke ARBA-account aan.
2. Voeg ten minste één voertuig toe aan uw virtuele garage - u kunt de systeembediening erop testen.
3. Registreer uw bedrijf in de ARBA-bedrijvengids. Als uw bedrijf meerdere vestigingen heeft, maakt u voor elk adres een aparte vermelding aan.
4. Zorg ervoor dat u aangeeft dat uw bedrijf de service "Periodiek en preventief onderhoud" aanbiedt.

Met het systeem kunt u de smartphonebrowser gebruiken, maar het wordt aanbevolen om een computer of tablet te gebruiken om in het portaal te werken. Gebruik Chrome of Safari.

1. Volg de link https://arba.business en log in op dezelfde manier als in de ARBA-app met uw persoonlijke account.
2. Als u meer dan één garage heeft, wordt u gevraagd de garage te selecteren die u nodig heeft. Als u naar een andere garage moet overschakelen, voer dan de actie "Uitloggen" uit en log opnieuw in.

Selecteer uw voorkeurstaal in de rechterbovenhoek van het scherm.
Ga naar het gedeelte "Instellingen" in het menu aan de linkerkant, open het tabblad "Algemeen":
1. Selecteer de taal waarin documenten (facturen) worden gegenereerd.
2. Stel de valuta en het btw-tarief in uw land en tijdzone in.

Open het tabblad "Instellingen / Afspraken". Hier kunt u aangeven op welke uren uw klanten een afspraak kunnen maken. Dit is niet hetzelfde als de werkuren die u heeft opgegeven bij het aanmaken van uw bedrijfsprofiel in de App, maar de uren kunnen hetzelfde zijn.

Klik op het tabblad "Instellingen / lijst met vertegenwoordigers". Hier kunt u de accounts van uw medewerkers toevoegen. Ze kunnen het portaal openen en alle acties uitvoeren, net als u. Alle medewerkers hebben dezelfde rechten in het systeem. U kunt maximaal 5 medewerkers toevoegen.

Het systeem is volledig klaar voor gratis proefgebruik. Om klanten te kunnen bedienen, moet u uw abonnement activeren.

Om te leren hoe u in het systeem moet werken, maakt u van de gelegenheid gebruik om uw eigen voertuigen die aan uw virtuele garage zijn toegevoegd, gratis te onderhouden.

De knop "Verbinden met ..." in uw bedrijfsprofiel is alleen beschikbaar voor u en uw medewerkers voordat het abonnement wordt geactiveerd.

Verbind uw voertuigen met uw garage en probeer alle mogelijkheden van het systeem uit.

Om ervoor te zorgen dat uw klanten hun voertuigen in de ARBA-app kunnen verbinden met de DSB-service van uw garage, moet u het abonnement activeren:

- Open het gedeelte "Instellingen" in het menu aan de linkerkant.
- Selecteer het tabblad "Abonnement".
- Selecteer het gewenste tarief. Alle tarieven zijn jaarlijks, zij verschillen alleen in prijs en voertuiglimiet.
- Vervolgens moet u bepalen of u overschrijdingen toelaat als het aantal voertuigen groter wordt dan het tarieflimiet. Met het aangevinkte selectievakje kunnen overschrijdingen afzonderlijk aan het einde van de periode worden gefactureerd. Als u deze optie uitschakelt en de limiet bereikt is, verdwijnt de knop "Verbinden" in uw bedrijfsprofiel in de ARBA-app en kunnen nieuwe klanten geen verbinding maken.
- Vul vervolgens de informatie over uw bedrijf in. Controleer de details en ga verder met betalen.

U ontvangt een factuur op het opgegeven e-mailadres en u kunt deze ook downloaden onder het tabblad "Instellingen / Facturen".

Uw accountinformatie wordt opgeslagen onder het tabblad "Instellingen / Contactinformatie".

Nadat u uw abonnement heeft geactiveerd, kunt u uw klanten op de hoogte stellen van nieuwe kansen.

Klik op de knop "Klanten uitnodigen" in de linkerzijbalk en kopieer de QR-code en maak een link. U kunt de QR-code op een opvallende plaats in het klantengedeelte van uw garage plaatsen en de link elektronisch naar gebruikers sturen.

Als uw klanten al een app hebben, worden ze doorverwezen naar het profiel van uw bedrijf naar de knop "Verbinden met ..", zo niet, dan wordt ze gevraagd om zich op de site te registreren met de verplichte toevoeging van een voertuig dat zal worden automatisch verbonden met uw garage.

Medewerkers van het bedrijf ontvangen meldingen in ARBA over de aansluiting van elke nieuwe klant.

Een typisch scenario voor klantenservice omvat:
1. Afspraakbevestiging.
2. Bevestiging van de VIN-code na het bezoek van de klant (eenmalige actie).
3. * Invoeren van gegevens uit de factuur voor geleverde diensten en materialen.
4. * Opstellen van het voertuigonderhoudsplan van een klant (set indicatoren).
5. * Het doen van aanbevelingen of speciale aanbiedingen voor de klant.
6. Reageren op vragen van klanten.

Artikelen 3-5 kunnen automatisch uit uw boekhoudingssysteem worden geïmporteerd als er sprake is van integratie. Neem voor integratie met uw boekhoudingssysteem contact op met onze regionale vertegenwoordiger of contacteer de support.

Het werk van de manager in het DSB-portaal is georganiseerd in de vorm van taken. Alle taken die moeten worden uitgevoerd om de gebruiker van dienst te zijn, verschijnen in het gedeelte "Taken". De manager moet ze een voor een openen en de vereiste acties uitvoeren. Voltooide taken verdwijnen uit de lijst.

Verschijningsvoorwaarde: de klant heeft via de app een afspraak aangevraagd, of de klant heeft de afspraak gewijzigd.

Open de taak in het gedeelte "Taken". Controleer de tijd, klik op "Bevestigen". U kunt de tijd wijzigen, de gebruiker wordt dienovereenkomstig op de hoogte gebracht, maar in dergelijke gevallen wordt aanbevolen om de klant te bellen.

U kunt alle afspraken zien in het Dashboard-gedeelte.

Verschijningsvoorwaarde: de klant heeft een afspraak gemaakt en is voor het eerst naar de garage gekomen. De taak wordt automatisch gegenereerd op het moment dat de klant arriveert.

Open de taak in het gedeelte "Taken". Controleer de VIN-code, klik op "Bevestigen".

Verschijningsvoorwaarde: De klant heeft een afspraak gemaakt en is naar de dienst gekomen. De taak wordt automatisch gegenereerd op het moment dat de klant arriveert.

Open de taak in het gedeelte "Taken". Voer de gegevens in het formulier in dat wordt geopend. Een onbeperkt aantal regels is toegestaan.

Als u de factuur moet bewerken na het voltooien van de taak, kunt u naar de sectie "Klanten" gaan, een klant selecteren, een voertuig selecteren en het tabblad "Facturen" openen. Hier kunt u klantfacturen toevoegen en bewerken.

Verschijningsvoorwaarde: de klant heeft een afspraak gemaakt en is naar de garage gekomen. De taak wordt automatisch gegenereerd op het moment dat de klant arriveert.

Open de taak in het gedeelte "Taken". Maak achtereenvolgens de vereiste indicatoren voor de klant aan. In tegenstelling tot de DSB van de gebruiker in de ARBA-app, stelt het portaal geen streefdata in, maar intervallen in maanden. Als u bijvoorbeeld 3 jaar wilt invoeren, moet u 36 maanden invoeren.

Om het onderhoudsplan voor de klant te bewerken na het voltooien van de taak, opent u de sectie "Klanten", selecteert u de klant, het voertuig en gaat u naar het tabblad "Indicatoren". Hier kunt u klantindicatoren toevoegen en bewerken.

Als u standaardplannen heeft voor specifieke auto- of motormodellen, kunt u deze toevoegen aan sjablonen op het tabblad "Instellingen / Sjablonen". Om in dit geval een plan voor een klant toe te voegen, selecteert u gewoon het geschikte sjabloon en klikt u op de knop "Toepassen". De vereiste set indicatoren wordt automatisch gegenereerd.

Verschijningsvoorwaarde: de opdrachtgever heeft een afspraak gemaakt en is naar de garage gekomen. De taak wordt automatisch gegenereerd op het moment dat de klant arriveert.

Open de taak in het gedeelte "Taken". Geef in een speciaal formulier aan welke acties u aanbeveelt om het onderhoud van het voertuig voor de toekomst te plannen. Alleen de prijs staat vermeld in de aanbevelingen. Als u tijd of kilometers moet specificeren, gebruik dan de tool "Indicatoren".

U kunt de aanbevelingen-tool op elk moment gebruiken om uw producten en diensten te promoten. Om een aanbeveling te bewerken, te verwijderen of toe te voegen na het voltooien van een taak, moet u het gedeelte "Klanten" openen, een klant selecteren, een voertuig selecteren en het tabblad "Aanbevelingen" openen.

Verschijningsvoorwaarde: de opdrachtgever heeft een verzoek naar de garage gestuurd via de ARBA App. De taak "antwoord aan de klant" wordt gegenereerd, en een melding (bel) en een teller van ongelezen berichten zal verschijnen in de "Chat" sectie.

Open de taak in het gedeelte "Taken", bekijk het klantenverzoek. Schrijf een opmerking of bericht.

Als u contact wilt opnemen met een klant, moet u het gedeelte "Chat" openen, een klant zoeken in de zoekopdracht, het voertuig van de klant selecteren, in de DSB waarvan uw bericht zal verschijnen.

U kunt ook het gedeelte "Klanten" openen, de klant selecteren, dan het voertuig van de klant en het tabblad "Chat" openen.

Alle tarieven zijn jaarlijks. Als u de optie "Overschrijding van de limiet toestaan" heeft ingeschakeld, wordt aan het einde van de jaarperiode een factuur voor betaling van het eigen risico opgemaakt.
Het eigen risico wordt berekend over het aantal aangesloten voertuigen op de laatste dag van de kalendermaand. U kunt naar eigen inzicht onnodige voertuigen uitschakelen in het gedeelte "Klanten". Selecteer een klant en klik op de knop "Verwijderen".

In de sectie "Instellingen / Abonnementen" kunt u:
- Bekijk het aantal klanten per maand;
- Schakel de optie "Sta overschrijding van de limiet toe" in / uit - de wijziging wordt van kracht vanaf de volgende maand.
- Verhoog de limiet van voertuigen tegen een betere prijs door het tarief te wijzigen. In dit geval zal een volledige herberekening van het tarief worden uitgevoerd en wordt rekening gehouden met het eerder betaalde bedrag.
- Automatische verlenging voor volgend jaar annuleren.

Na betaling is het tarief het hele jaar geldig, na overstap naar een nieuw tarief wordt het abonnement met 12 maanden verlengd. Het tarief kan niet worden verlaagd tot het einde van de betaalde periode. Meer details zijn uiteengezet in de bijbehorende verordeningen.

Na het einde van de betaalde periode, als het abonnement niet wordt verlengd, worden de volledige historie en het klantenbestand bewaard, maar worden voertuigen (behalve voertuigen van de werknemers van uw bedrijf) automatisch losgekoppeld van de garage.