Цифровая Сервисная Книжка для бизнеса

Руководство пользователя
Услуга «Цифровая Сервисная Книжка ARBA» (далее – DSB), позволяет любому автосервису перейти на новый современный уровень взаимодействия с клиентами. Внедрение и активация услуги занимает не более часа.

Предварительная подготовка

1. Создайте собственный личный аккаунт в ARBA.
2. Добавьте в свой виртуальный гараж хотя бы один автомобиль – Вы сможете на нем протестировать работу системы.
3. Зарегистрируйте Вашу компанию в Справочнике автокомпаний ARBA. Если у Вашей компании несколько филиалов, создайте отдельную запись для каждого адреса.
4. Обязательно укажите, что Ваша компания оказывает услугу “Periodic & Preventing Maintenance".

Вход в DSB портал

Система позволяет работать с браузере смартфорна, но рекомендуется для работы в портале использовать компьютер или планшет. Используйте Chrome или Safari.

1. Перейдите по ссылке https://arba.business и авторизуйтесь тем же способом, как в приложении под личной учетной записью.
2. Если у Вас более одного автосервиса, Вам будет предложено выбрать нужный. Когда Вам потребуется переключиться в другой автосервис, выполните действие "Выйти" и войдите снова.

Настройка

Выберите нужный язык в правом верхнем углу экрана.
Перейдите к разделу «Настройки» в левом боковом меню, откройте вкладку «Основные»:
1. Выберите язык, на котором будут формироваться документы (счета).
2. Установите валюту, ставку НДС в Вашей стране и временную зону.

Откройте вкладку «Приемные часы». Здесь Вы можете указать часы, в которые Ваши клиенты могут записываться к Вам на прием. Это не тоже самое, что рабочее время, которое Вы указали по создании профиля компании в приложении, но часы могут совпадать.

Откройте вкладку «Список представителей». Здесь Вы можете добавить учетные записи своих сотрудников. Они смогут входить в портал и выполнять все действия, как и Вы. Все сотрудники имеют одинаковые права в системе. Вы можете добавить до 5 сотрудников.

Система полностью готова к пробному бесплатному использованию. Для того, чтобы начать обслуживать клиентов, необходимо выполнить активацию подписки.

Пробное бесплатное использование

Для обучения работе в системе используйте возможность бесплатно обслуживать собственные автомобили, добавленные в Ваш виртуальный гараж.

Кнопка «Подключить к … » в профиле Вашей компании до активации подписки доступна только Вам и Вашим сотрудникам.

Подключите Ваши автомобили к автосервису и попробуйте в деле все возможности системы.

Активация подписки

Для того, чтобы Ваши клиенты могли подключать свои автомобили в приложении ARBA к сервису DSB, вашего автосервиса, Вам необходимо активировать подписку:

- Перейдите в раздел «Настройки» в левом боковом меню.
- Выберите вкладку «Подписка».
- Выберите нужный тариф. Все тарифы годовые, отличаются только ценой и лимитом автомобилей.
- Далее Вы должны определить, разрешаете ли Вы перерасход, если число автомобилей превысит лимит тарифа. Включенная галочка разрешает перерасход, который будет выставлен отдельным счетом в конце периода. Если Вы выключите эту опцию, то при достижении лимита кнопка «Подключиться» в профиле Вашей компании в приложении ARBA будет исчезать и новые клиенты подключиться не смогут.
- Далее заполните сведения о Вашей компании. Проверьте данные и перейдите к оплате.

Вы получите счет на указанную почту, а также сможете его скачать в разделе «Настройки» / Вкладка «Инвойсы».

Ваши данные для счета сохраняются в форме «Настройки» / Вкладка «Контактные данные».

Приглашение клиентов

После активации подписки Вы можете уведомить Ваших клиентов о новых возможностях.

Нажмите кнопку «Пригласить клиентов» в левом боковом меню и скопируйте QR-код и ссылку. QR-код Вы можете разместить на видном месте в клиентской зоне Вашего автосервиса, а ссылку отправить пользователям с помощью электронных средств связи.

Если у клиента уже установлено приложение, то он попадет на профиль Вашей компании к кнопке “Подключиться к ..”, если нет, то ему будет предложено пройти регистрацию на сайте с обязательным добавлением автомобиля, который автоматически будет подключен к Вашему автосервису.

Сотрудники компании будут получать уведомления в ARBA о подключении каждого нового клиента.

Обслуживание клиентов

Стандартный сценарий обслуживания клиентов включает:
1. Подтверждение запроса на запись в назначенное время.
2. Подтверждение VIN-кода после визита клиента (однократное действие).
3. * Выписывание счета за оказанные услуги и материалы.
4. * Формирование плана обслуживания ТС клиента (набор индикаторов).
5. * Внесение рекомендаций или специальных предложений для клиента.
6. Ответы на запросы клиентов.

Пункты 3-5 могут передаваться из Вашей учетной системы автоматически при наличии интеграции. По вопросам интеграции с Вашей учетной системой обращайтесь к нашему региональному представителю или пишите в поддержку.

Работа менеджера в DSB портале организуется в виде задач. Все операции, которые необходимо выполнить по обслуживанию пользователя, появляются в разделе «Задачи». Менеджер должен открывать их и выполнять требуемые действия. Выполненные задачи исчезают из списка.

Задание: Подтверждение запроса на запись

Условие появления: клиент подал заявку на запись через приложение или клиент изменил уже поданную заявку на другое время.

Откройте задание в разделе "Задания". Проверьте время, нажмите «Подтвердить». Вы можете изменить время, пользователь получит соответствующее уведомление, но в таких случаях рекомендуется позвонить клиенту.

Вы можете увидеть все согласованные записи в разделе «Дашборд».

Задание: Подтверждение VIN-кода

Условие появления: клиент впервые записался и приехал на обслуживание. Задание формируется автоматически в час приезда клиента.

Откройте задание в разделе «Задания». Проверьте VIN-код, нажмите «Подтвердить».

Задание: Выписывание счета

Условие появления: Клиент записался и приехал на обслуживание. Задание формируется автоматически в час приезда клиента.

Откройте задание в разделе «Задания». В открывшейся форме внесите данные. Допускается неограниченное количество строк.

При необходимости отредактировать счет после выполнения задания, Вы можете перейти в раздел «Клиенты», выбрать клиента, выбрать машину и перейти во вкладку «Инвойсы». Здесь Вы можете добавлять и редактировать счета клиента.

Задание: Формирование плана обслуживания

Условие появления: клиент записался и приехал на обслуживание. Задание формируется автоматически в час приезда клиента.

Откройте задание в разделе «Задания». Последовательно создайте необходимые индикаторы для клиента. В отличие от DSB пользователя в приложении, на портале задаются не целевые даты, а интервалы в месяцах. Например, если требуется указать 3 года, нужно внести 36 месяцев.

Чтобы отредактировать план обслуживания клиента после выполнения задания, перейдите в раздел «Клиенты», выберите клиента, машину и перейдите во вкладку «Индикаторы». Здесь Вы можете добавлять и редактировать индикаторы клиента.

Если у Вас есть типовые планы для определенных машин, Вы можете добавить их в шаблоны в разделе «Настройки» / вкладка «Шаблоны». В этом случае, чтобы добавить план для клиента, достаточно выбрать нужный шаблон и нажать кнопку «Применить». Необходимый набор индикаторов сформируется автоматически.

Задание: Внесение рекомендаций и специальных предложений

Условие появления: клиент записался и приехал на обслуживание. Задание формируется автоматически в час приезда клиента.

Откройте задание в разделе «Задания». В специальной форме укажите, какие действия по обслуживанию его ТС Вы рекомендуете запланировать на будущее. В рекомендациях указывается только цена. Если необходимо указать время или пробег, то используйте инструмент «Индикаторы».

Вы можете использовать инструмент «Рекомендации» в любое время для продвижения своих товаров и услуг. Для того, чтобы отредактировать, удалить или добавить рекомендацию после выполнения задания, необходимо перейти в раздел «Клиенты», выбрать клиента, выбрать машину и перейти во вкладку «Рекомендации».

Задание: Ответы на запросы клиентов

Условие появления: клиент отправил запрос в автосервис через приложение. Будет сформировано задание «ответить клиенту», а также появится уведомление (колокольчик) и появится счетчик непрочитанных сообщений в секции «Чат».

Откройте задание в разделе «Задания», просмотрите запрос клиента. Напишите комментарий или свое сообщение.

Если Вам необходимо связаться с клиентом, Вы можете перейти в секцию «Чат», найти в поиске клиента, выбрать его автомобиль, в DSB которого появится Ваше сообщение.

Также Вы можете перейти в секцию «Клиенты», выбрать нужного клиента, его автомобиль и перейти ко вкладке «Чат».

Тарификация

Все тарифы являются годовыми. Если Вы включили опцию «Допускать превышение лимита», то в конце годового периода будет выставлен счет на оплату за превышение.
Превышение вычисляется по числу подключенных автомобилей на последний день календарного месяца. Вы можете отключать лишние автомобили на свое усмотрение в секции «Клиенты». Выберите клиента и нажмите кнопку «Удалить».

В секции «Настройки» / «Подписки» Вы можете:
- Видеть количество клиентов по месяцам;
- Включить / выключить опцию «Разрешить превышение лимита» - изменение начнет действовать со следующего месяца.
- Повысить лимит автомобилей по более выгодной цене, повысив тариф. При этом будет выполнен полный перерасчет тарифа и ранее заплаченная сумма будет принята в зачет.
- Отменить автоматическое продление на следующий год.

После оплаты тариф действует весь год, после перехода на новый тариф, подписка продлевается на 12 месяцев. Тариф не может быть понижен до завершения оплаченного периода. Подробнее условия прописаны в соответствующем Положении.

После завершения оплаченного периода, если подписка не будет продлена, вся история и клиентская база будут сохранены, но автомобили (за исключением автомобилей сотрудников Вашей компании) будут автоматически отключены от сервиса.

Руководство пользователя: сообщества

Руководство пользователя: авто и мото клуб

Руководство пользователя: Цифровая Сервисная Книжка

Мы используем файлы cookie на этом сайте, чтобы сделать использование сайта более удобным. Нажимая любую ссылку на этой странице, вы даете согласие на установку файлов cookie.
Хорошо, больше не показывать
Close